إدارة الوقت
25-07-2010, 09:42 AM
إدارة الوقـــــت
كثيراً ما طرقت أسماعنا مقولات تتحدث عن أهمية الوقت -فالوقت هو الحياة – والوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك ، يا ابن آدم إنما أنت سويعات فإذا ذهبت ذهب جزء منك – الوقت هو أثمن ما في الوجود .
ونحن جميعاً في واقعنا ندرك أهمية الوقت في حياتنا ،ولكن مشكلتنا هي كيف يمكنا أن ننظم وقتنا ؟
وكيف لنا أن نستفيد منه ؟
وكيف نطوعه لنحقق أهدافنا ؟
هذا ما تطرق له ''ماريون هاينز'' ضمن سلسلة التطوير الإداري في كتابة ( إدارة الوقت ) ونحن هنا نقتطف منه أجمل ما فيه وما يمكنه أن يخدمنا في مجالنا التربوي الكشفي .
مــبادئ إدارة الوقـــت :الوقت ثروة فريدة لا مثيل لها ، فالجميع لديهم منه المقدار نفسه في كل يوم ولا يمكن تكديسه أو ادخاره أو فتحه أو غلقه ، بل لا بد من إنفاقه بسرعة 60 ثانية في الدقيقة .
وإدارة الوقت مثلها مثل العمليات الإدارية الأخرى تحتاج إلى التحليل والتخطيط ، ولكي تفهم إدارة الوقت وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها ، يجب أن تعرف المشاكل التي تقابلك عند محاولة الاستفادة من الوقت بطريقة سليمة وأسبابها ، لا أن تعرف كيف تستغل الوقت ، وبناءًا على ذلك تستطيع أن تزيد فاعليتك ، وكفاءتك في الإدارة السليمة للوقت .
وإدارة الوقت عملية شخصية يجب أن تناسب الظروف الخاصة بكل فرد ، وتتطلب تغيير العادات القديمة قوة الإدارة والحزم ، فإذا اخترت تطبيق المبادئ الواردة في هذا المقال ستجني فوائد الإدارة الجيدة للوقت .
مــا الذي يتـحـكــم في وقـتــك ؟
لكي تستغل وقتك بطريقة جيدة فإن أفضل بداية ، أن تحدد مدى سيطرتك على الوقت المتوفر لديك ، فلا أحد يسيطر على وقته سيطرة كاملة ، فدائماً ما يكون هنالك شخص ما أو أمر ما يتدخل مقدماً مطالبته ، ولكن رغم ذلك فإن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته وقد تكون أحياناً أكبر مما يظن .
ونحن جميعاً في واقعنا ندرك أهمية الوقت في حياتنا ،ولكن مشكلتنا هي كيف يمكنا أن ننظم وقتنا ؟
وكيف لنا أن نستفيد منه ؟
وكيف نطوعه لنحقق أهدافنا ؟
هذا ما تطرق له ''ماريون هاينز'' ضمن سلسلة التطوير الإداري في كتابة ( إدارة الوقت ) ونحن هنا نقتطف منه أجمل ما فيه وما يمكنه أن يخدمنا في مجالنا التربوي الكشفي .
مــبادئ إدارة الوقـــت :الوقت ثروة فريدة لا مثيل لها ، فالجميع لديهم منه المقدار نفسه في كل يوم ولا يمكن تكديسه أو ادخاره أو فتحه أو غلقه ، بل لا بد من إنفاقه بسرعة 60 ثانية في الدقيقة .
وإدارة الوقت مثلها مثل العمليات الإدارية الأخرى تحتاج إلى التحليل والتخطيط ، ولكي تفهم إدارة الوقت وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها ، يجب أن تعرف المشاكل التي تقابلك عند محاولة الاستفادة من الوقت بطريقة سليمة وأسبابها ، لا أن تعرف كيف تستغل الوقت ، وبناءًا على ذلك تستطيع أن تزيد فاعليتك ، وكفاءتك في الإدارة السليمة للوقت .
وإدارة الوقت عملية شخصية يجب أن تناسب الظروف الخاصة بكل فرد ، وتتطلب تغيير العادات القديمة قوة الإدارة والحزم ، فإذا اخترت تطبيق المبادئ الواردة في هذا المقال ستجني فوائد الإدارة الجيدة للوقت .
مــا الذي يتـحـكــم في وقـتــك ؟
لكي تستغل وقتك بطريقة جيدة فإن أفضل بداية ، أن تحدد مدى سيطرتك على الوقت المتوفر لديك ، فلا أحد يسيطر على وقته سيطرة كاملة ، فدائماً ما يكون هنالك شخص ما أو أمر ما يتدخل مقدماً مطالبته ، ولكن رغم ذلك فإن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته وقد تكون أحياناً أكبر مما يظن .
ثــلاثــة اخـتـبـارات لوقــــــت
أول خطوة للسيطرة على وقتك بطريقة سليمة هي أن تقوم بتحليل كيفية استغلاله الآن ، ولا بد أن تكون لديك معلومات محددة وموثوق بها قبل تحديد فرص نجاح خطتك .
إذا قمت بعملية تحليل دقيق فإنك ستكسب من ثماني إلى تسع ساعات في الأسبوع ويمكنك أن تقضيها في الأنشطة التي تختارها .
1- اختبار الضرورة : أفحص المهمة للتأكد من أنها ضرورية وليست فقط ممتعة ، فمن المعتاد أن تؤدي أعمالاً لم تعد ذات فائدة ( فمثلاً التقارير الشهرية التي لم تعد هناك حاجة إلى استخدامها ) .
2- اختبار الملاءمة : بعد تحديد المهام الضرورية تأتي الخطوة الثانية وهي اختيار الشخص المناسب لأدائها ، فلاشك أن هناك مهام يستطيع الآخرون إنجازها ، ففي بعض الأحيان قد تجد نفسك تؤدي مهام دون كفاءتك وإمكاناتك ويمكن أن تفوض شخصاً آخر ليؤديها .
3- اختبار الكفاءة : العملية التحليلية الثالثة تتمثل في البحث في كيفية أداء المهام ، فبعد أن تتأكد من أن المهام التي ستقوم بها ضرورية يجب أن تبحث عن الأسلوب الأمثل لإنجاز تلك المهام ، وذلك باستخدام التقنية الحديثة أو استحداث أسلوب إجرائي واحد لإدارة الأنشطة المتماثلة .
فــوائــد الاستغـــلال الأمثــل للوقــــت عندما تتمكن من إدارة وقتك بطريقة سليمة وتستفيد منه استفادة مثلى ، تستطيع ممارسة بعض هذه الأنشطة :
إذا قمت بعملية تحليل دقيق فإنك ستكسب من ثماني إلى تسع ساعات في الأسبوع ويمكنك أن تقضيها في الأنشطة التي تختارها .
1- اختبار الضرورة : أفحص المهمة للتأكد من أنها ضرورية وليست فقط ممتعة ، فمن المعتاد أن تؤدي أعمالاً لم تعد ذات فائدة ( فمثلاً التقارير الشهرية التي لم تعد هناك حاجة إلى استخدامها ) .
2- اختبار الملاءمة : بعد تحديد المهام الضرورية تأتي الخطوة الثانية وهي اختيار الشخص المناسب لأدائها ، فلاشك أن هناك مهام يستطيع الآخرون إنجازها ، ففي بعض الأحيان قد تجد نفسك تؤدي مهام دون كفاءتك وإمكاناتك ويمكن أن تفوض شخصاً آخر ليؤديها .
3- اختبار الكفاءة : العملية التحليلية الثالثة تتمثل في البحث في كيفية أداء المهام ، فبعد أن تتأكد من أن المهام التي ستقوم بها ضرورية يجب أن تبحث عن الأسلوب الأمثل لإنجاز تلك المهام ، وذلك باستخدام التقنية الحديثة أو استحداث أسلوب إجرائي واحد لإدارة الأنشطة المتماثلة .
فــوائــد الاستغـــلال الأمثــل للوقــــت عندما تتمكن من إدارة وقتك بطريقة سليمة وتستفيد منه استفادة مثلى ، تستطيع ممارسة بعض هذه الأنشطة :
التخطيط الوظيفي : ضع تصوراً للمستقبل الذي ترغب الوصول إليه في عملك وخطة لتحقيق ذلك التصور ، وأتبع أسلوب توقع الظروف المستقبلية والاستعداد لمواجهتها ولكن سيطر على زمام أمورك .
القراءة : من الضروري في عالم اليوم المتغير والمعقد أن تكون مطلعاً وملماً بما يجري من حولك ، وعندما يكون لديك متسع من الوقت ، فإن ذلك يسمح لك بقراءة الموضوعات المتعلقة بوظيفتك أو الموضوعات المعرفية الأخرى .
التواصل : يتيح لك فائض الوقت إقامة علاقات إنسانية مع الآخرين وتطويرها .
الراحة : لا بد من تخصيص وقت للراحة ، لأن الإرهاق والعمل المتواصل قد يؤديان إلى تدهور صحتك .
التفكير : يتيح لك الوقت ابتكار أساليب جديدة لتحقيق أهدافك وتطلعاتك وتطويرها.
الوقـــت الأفضــــل للإنـــجـــازعند وضع جدولك اليومي يستحسن ألا تنسى دورة النشاط لديك ، فبعض الناس يكون في أحسن حالاته في أول الصباح وبعضهم تكون أفضل لحظات عطائه عند الظهيرة ، فحاول بقدر المستطاع أن تضع جدولك اليومي متوافقاً مع أفضل وقت للإنجاز لديك ، قد لا تكون لديك السيطرة على تخصيص وقتك ولكن حاول كلما كان ذلك ممكناً أن تؤدي المهام التي تتطلب تركيزاً عالياً في أحسن الأوقات إنجازاً لديك ، وأترك المهام غير الملحة كقراءة البريد أو التعليق عليه أو الرد على المكالمات إلى بعد الغداء إذا كان الوقت الأفضل لديك هو الصباح .
القراءة : من الضروري في عالم اليوم المتغير والمعقد أن تكون مطلعاً وملماً بما يجري من حولك ، وعندما يكون لديك متسع من الوقت ، فإن ذلك يسمح لك بقراءة الموضوعات المتعلقة بوظيفتك أو الموضوعات المعرفية الأخرى .
التواصل : يتيح لك فائض الوقت إقامة علاقات إنسانية مع الآخرين وتطويرها .
الراحة : لا بد من تخصيص وقت للراحة ، لأن الإرهاق والعمل المتواصل قد يؤديان إلى تدهور صحتك .
التفكير : يتيح لك الوقت ابتكار أساليب جديدة لتحقيق أهدافك وتطلعاتك وتطويرها.
الوقـــت الأفضــــل للإنـــجـــازعند وضع جدولك اليومي يستحسن ألا تنسى دورة النشاط لديك ، فبعض الناس يكون في أحسن حالاته في أول الصباح وبعضهم تكون أفضل لحظات عطائه عند الظهيرة ، فحاول بقدر المستطاع أن تضع جدولك اليومي متوافقاً مع أفضل وقت للإنجاز لديك ، قد لا تكون لديك السيطرة على تخصيص وقتك ولكن حاول كلما كان ذلك ممكناً أن تؤدي المهام التي تتطلب تركيزاً عالياً في أحسن الأوقات إنجازاً لديك ، وأترك المهام غير الملحة كقراءة البريد أو التعليق عليه أو الرد على المكالمات إلى بعد الغداء إذا كان الوقت الأفضل لديك هو الصباح .
تـحـــديــد الأولــويـــات تتكون عملية تحديد الأولويات عند استغلال الوقت من مرحلتين :
1- وضع قائمة بالمهام التي يجب القيام بها .
2- تحديد الأولويات لهذه المهام .
استعمل الترتيب الأبجدي لتحديد الأولويات وذلك بوضع كل من المهام المسجلة بالقائمة في إحدى هذه الفئات :
2- تحديد الأولويات لهذه المهام .
استعمل الترتيب الأبجدي لتحديد الأولويات وذلك بوضع كل من المهام المسجلة بالقائمة في إحدى هذه الفئات :
الأولوية أ : المهام التي ( يجب القيام بها ) وتلك هي المهام الضرورية مثل المهام التي تطلبها الجمعية أو احتياجات القائد الضرورية أو المهام اللازمة لتطور العمل أو ذات الأزمنة المحددة .
الأولوية ب : المهام التي ( ينبغي القيام بها ) وهذه هي المهام ذات الأهمية المتوسطة التي تؤدي إلى تحسين الأداء ولكنها ليست مفيدة لوقت معين.
الأولوية جـ : المهام التي ( تجد متعة في القيام بها ) وهذه هي الفئة الدنيا من حيث الأهمية ، فهي بالرغم من أنها مسلية وممتعة إلا أنه يمكن إلغاؤها أو تأجيلها أو جدولتها .
الأولوية ب : المهام التي ( ينبغي القيام بها ) وهذه هي المهام ذات الأهمية المتوسطة التي تؤدي إلى تحسين الأداء ولكنها ليست مفيدة لوقت معين.
الأولوية جـ : المهام التي ( تجد متعة في القيام بها ) وهذه هي الفئة الدنيا من حيث الأهمية ، فهي بالرغم من أنها مسلية وممتعة إلا أنه يمكن إلغاؤها أو تأجيلها أو جدولتها .
معــايــير وضـــع الأولــويــــات القرار : إنك أفضل من يقرر ما تفعل وما لا تفعل ، وإحساسك بالندم على شئ لم تفعله يجب أن يقوي عزيمتك على اتخاذ القرار السليم .
المقارنة : إن المهام والأنشطة بعضها أهم من بعض ، ولا بد من معرفة الأهم من المهم والأقل أهمية ، ولكن دليلك في تحديد الأسبقية
هذا السؤال : ( ما أفضل شئ يمكن عمله في هذا الوقت ؟ ) .
هذا السؤال : ( ما أفضل شئ يمكن عمله في هذا الوقت ؟ ) .
التوقيت : رغم أن تحديد زمن بدء المهمة وإنهائها ضروري للغاية إلا أنه لا يجد الاهتمام الكافي في أغلب الأحيان .
مضــيـعــات الوقــت الشائعــــة
كلنا يضيع الوقت ، وهذا من طبيعة البشر ، وإضاعة الوقت قد تكون مفيدة إذا ساعدنا ذلك على الاسترخاء والتخلص من القلق ، ولكننا نصاب بالإحباط إذا عملنا أعمالاً تافهة أو قضينا وقتنا في التسلية مع أن لدينا أعمالاً هامة لابد من إنجازها.
كلنا يضيع الوقت ، وهذا من طبيعة البشر ، وإضاعة الوقت قد تكون مفيدة إذا ساعدنا ذلك على الاسترخاء والتخلص من القلق ، ولكننا نصاب بالإحباط إذا عملنا أعمالاً تافهة أو قضينا وقتنا في التسلية مع أن لدينا أعمالاً هامة لابد من إنجازها.
مضيعات الوقت الشائعة مصدرها أمران :
الأمر الأول البيئة من حولك .
والثاني ذاتك .
فالبيئة مثل الزوار والمكالمات الهاتفية والبريد الهامشي وانتظار الآخرين والاجتماعات غير المثمرة والأزمات أما الذاتية فمثل الفوضى وعدم القدرة على قول كلمة لا والتسويق .
خمس نقاط تساعدك على إدارة الوقت بفعالية
1- ضع أهدافك الأسبوعية في جدول حسب الأولويات .
2- ضع قائمة بالأعمال اليومية التي يجب أجازها حسب الأولوية .
3- ركز جل اهتمامك على الأولوية ( أ )
الأمر الأول البيئة من حولك .
والثاني ذاتك .
فالبيئة مثل الزوار والمكالمات الهاتفية والبريد الهامشي وانتظار الآخرين والاجتماعات غير المثمرة والأزمات أما الذاتية فمثل الفوضى وعدم القدرة على قول كلمة لا والتسويق .
خمس نقاط تساعدك على إدارة الوقت بفعالية
1- ضع أهدافك الأسبوعية في جدول حسب الأولويات .
2- ضع قائمة بالأعمال اليومية التي يجب أجازها حسب الأولوية .
3- ركز جل اهتمامك على الأولوية ( أ )
4- أتعامل مع كل ورقة مرة واحدة فقط .
5- أسأل نفسك دائماً ( ما أحسن طريقة للاستفادة من وقتي في هذه اللحظة ؟ ) ثم قم بالتنفيذ .
5- أسأل نفسك دائماً ( ما أحسن طريقة للاستفادة من وقتي في هذه اللحظة ؟ ) ثم قم بالتنفيذ .
الأجهزة الإلكترونية الموفرة للوقت
الهواتف ، أجهزة الرد ( الأنسر ماشين ) ، البريد المسموع ، البريد الإلكتروني ، تحويل المكالمات ،أجهزة الفاكس
البدائل المتوفرة لعقد الاجتماعات
الاجتماع باستعمال المكالمات الهاتفية ، المؤتمرات الهاتفية ، تقنية الحاسوب ، أجهزة الحاسوب المحمولة ، المودم ، الماسحات الضوئية ، أجهزة تمييز الصوت ، شرائط الذاكرة الإلكترونية ، أجهزة تنظيم الوقت الإلكترونية ( المفكرات الآلية )
الاجتماع باستعمال المكالمات الهاتفية ، المؤتمرات الهاتفية ، تقنية الحاسوب ، أجهزة الحاسوب المحمولة ، المودم ، الماسحات الضوئية ، أجهزة تمييز الصوت ، شرائط الذاكرة الإلكترونية ، أجهزة تنظيم الوقت الإلكترونية ( المفكرات الآلية )
من مواضيعي
0 التغذية: نصائح وحيل حول الأكل الصحي اهمالها قد يسبب لنا مشاكل صحية لا نعرف اين سببها؟
0 فوضى سينوفاك الصينية.. لقاح واحد و3 نتائج متضاربة
0 "نوع آخر مثير للقلق".. سلالات كورونا المتحورة تنتشر في 50 بلدا
0 إجراء تغييرات إيجابية: نصائح وحيل للتغذية السليمة ولتقوية الاعصاب
0 هل لديك وزن زائد؟ نستطيع مساعدتك
0 يؤثر نظامك الغذائي على صحتك: كيفية الحفاظ على التغذية الجيدة
0 فوضى سينوفاك الصينية.. لقاح واحد و3 نتائج متضاربة
0 "نوع آخر مثير للقلق".. سلالات كورونا المتحورة تنتشر في 50 بلدا
0 إجراء تغييرات إيجابية: نصائح وحيل للتغذية السليمة ولتقوية الاعصاب
0 هل لديك وزن زائد؟ نستطيع مساعدتك
0 يؤثر نظامك الغذائي على صحتك: كيفية الحفاظ على التغذية الجيدة
