عرض الحال Le Compte rendu
14-04-2015, 10:43 PM
يدل لفظ تقرير على نوع من الكتابة جد مختلف، حسب الإدارات والمواضيع المعالجة، والهدف الذي يتوخاهالمحرر هو العنصر الأساسي في هذه العملية، فالتقرير بصفة عامة نص مكتوب يختلف حجمه باختلاف الحالة التي يتطرق إليها، وغالبا ما يهدف نقل معلومات ووقائع، وأوضاعا، ويستخلص نتائج، ويقترح بالتالي اتخاذ إجراءات مناسبة، فهو يساعد إذن على اتخاذ قرارات مستقبلا.
وتجدر الإشارة، إلى أن اتخاذ قرار صائب بخصوص قضية من القضايا، يتوقف بطبيعة الحال على دقة وصحة المعلومات والبيانات التي يتضمنها التقرير المهيأ، سيما إذا كانت المصادر التي اعتمد عليها، أو استقى منها معلوماته مؤكدة،ولا يرقى إليها الشك، وعلى المحرر أن يدعم المعلومات والبيانات الواردة في التقرير بإبداء رأيه وتقديم استنتاجاته والتي تعتبر شيئا حيويا بالنسبة لمن بيدهم سلطة اتخاذ القرار، ذلك أن الرئيس لا يمكن أن يدير أو يحكم أو يتخذ قراراً إذا كان يجهل ما يجري حوله.
ومن منظور إداري يتفق كل من التقريرين الموجز والمفصل معا في كونهما وثيقتين هامتين، تنقل معلومات للرئيس لكونه ربما يجهلها، وفي حاجة ماسة للإطلاع عليها، لكنهما يختلفان في طريقة تقديم الحدث، فالأول يهتم بالأحداث الحية الواقعية دون حكم مسبق أو تعليق في حين يحتوي الثاني على تفصيلات مدققة، مع إبداء رأي مدعم، بل أكثر من ذلك، يصل الأمر إلى إصدار أحكام حول الوقائع المثبتة، وهذا ما يستوجب توضيح طبيعة وأهداف كل من التقريرين.
أولا : تعريفـه
هو وثيقة إدارية وليست تأويلية، يستعمل لإخبار سلطة عليا بوقائع وأحداث، ومعلومات تصل إلى علم المحرر، ويعتقد أنه من المفيد إطلاع رئيسه عليها لأنه يجهلها، دون إعطاء تفسير أو استنتاج شخصي حول الأحداث والوقائع المتحدث عنها، لأن التقرير الموجز يجب أن يتصف بالاختصار والدقة والوضوح فهو وثيقة إخبار وصفية لا غير، كما يمكن أن يطلبه الرئيس نفسه إذا بلغ إلى علمه واقعة معينة ولم يكن يتوفر على المعلومات الكافية حولها.
ثانيـا : إعـداده
يتطلب إعداد التقرير الموجز من المحرر ما يلي :
- المسؤوليــة: حيث يتوقف الأمر على تقديره الشخصي، هل الواقعة أو الحدث يستحقان رفعهما إلى الرئيس أم لا؟
- الصراحـــة: لأن العمل الإداري يتم ضمن مستويات تسلسلية مختلفة في إطار من الثقة.
-التقدير الشخصي: إذا كان المبدأ هو إخبار المسؤول في إطار مناخ الثقة بكل ما يجري، فمن غير المعقول أن نبالغ في إمطاره بتقارير موجزة يترتب عنها بالطبع اتخاذ قرارات عشوائية غير صائبة، لأنها مبنية على قضايا تافهة أو ليست لها فائدة بالمرة، فكثير من القضايا يمكن للمرؤوس أن يسويها على مستواه دون اللجوء إلى الرؤساء.
ثالثـا : مميزاتـه
التقرير الموجز غالبا ما يوجه من سلطة دنيا إلى سلطة أعلى منها مباشرة تابعة لها، وفي بعض الأحيان يكتسي الحدث طابع الخطورة، وحينئذ يمكن إرسال التقرير الموجز إلى سلطة أعلى مباشرة غير السلطة الرئاسية، كالوزير نفسه، ثم توجه نسخة إلى الرئيس المباشر.
يوضح التقرير الموجز عنصرين أساسيين هما :
- المرسل :صفته وعنوانه.
- المرسل إليه : صفته وعنوانه.
يحمل التقرير الموجز نوعين من التواريخ، تاريخ إصداره بعد التوقيع، وتاريخ الواقعة أو الحدث موضوع التقرير الذي كان السبب في إعداده، وأحيانا يكون تاريخ الحدث وتاريخ إعداد التقرير واحدا يهيئ التقرير في الساعة واليوم الذي وقع فيه الحدث وأرسل في نفس اليوم، وتجدر الإشارة إلى أن كل تأخير في إرساله يحمل في طياته بوادر شك حول هذا التصرف، نظرا للطبيعة الاستعجالية للتقرير الموجز.
ومن المهم أن يتضمن التقرير الموجز بعض الأشياء التي تعطيه عنوانه، وتوضح محتواه، وتحدد شكله، على أن الأساس هو النص الذي يستجيب خصوصا للمميزات والصفات التالية :
- الوضوح :على المحرر أن يتوقع دائما أن المرسل إليه، يجهل تماما الموضوع، ولا علم له بالحدث أو الوقائع موضوع تقريره، لذا يجب أن يكون متسما بالوضوح التام والحذر الشديد، حتى يأخذ الرئيس فكرة مجملة عن محتوى التقرير الموجز، والجهة التي أرسلته.
- الموضوعية والحقيقة: ذلك أن التقرير الموجز أو عرض الحال، ما هو إلا بسط للأحداث كما هي، ليتأتى للمطلع عليها أخذ صورة كاملة وحقيقية عنها بطريقة لا غبار عليها رغم أنه لم يشاهدها.
- الإيجاز: ويتجلى في عرض الحدث، باختصار، دون ما حاجة إلى تطويل ممل، لأن مدلول التقرير الموجز هو ما قل ودل، وأدى الفائدة بأقل ما يمكن من العبارات، مادام الهدف هو نقل الخبر وليس التعبير الأدبي، زيادة على أن كلمة التقرير الموجز، تعني في العرف الإداري الإيجاز التام مع التزام الموضوعية في سرد الأحداث.
إن الخصائص الثلاث المذكورة والمميزة للتقرير الموجز، تعكس بجلاء مدى أهميته وفعاليته في آن واحد، باعتباره الوثيقة الأكثر استعمالا في تبليغ الأحداث والمعلومات إلى علم الرؤساء، ووسيلة للاتصال السريع، على أن أهم ما يطبعه بالدرجة الأولى هو المسؤولية.
رابعا : أنواعـه
من الصعب حصر أنواع التقارير الموجزة، لأن المواضيع التي تعالجها كثيرة ومتشعبة بقدر تشعب تدخلات الإدارة، وتنوع نشاطها، غير أنه يمكن اعتماد طريقة تقريبية لتصنيفها حسب شكلها، وهدفها، إلى نوعين رئيسيين :
1- التقارير الموجزة التسلسلية
2- التقارير الموجزة عن الاجتماعات.
ونجد داخل النوعين، تقسيمات أخرى أكثر تدقيقا وتشعبا.
1- التقارير الموجزة التسلسلية
من الممكن استعراض بعض أنواع التقارير الموجزة التسلسلية اعتمادا على ارتباطها العضوي بالنشاطالذي تمارسه الإدارة وذلك فيما يلي :
-تقارير موجزة عن :
· مهمة أو نشاط.
· واقعة.
· زيادة.
· أزمة.
· ..............الخ.
وسنكتفي بذكر نوعين منها هما :
- تقرير موجز عن مهمة
- تقرير موجز عن حادثة
أ- تقرير موجز عن مهمة :
· تعريفـه :
يقوم بإعداد هذا التقرير موظف، بناء على تكليفه بالقيام بمهمة معينة من طرف رئيسه، فهو عرض مركز وظرفي حول مهمة خاصة كلف بها، سواء كانت مهمة تفتيش، أو جولة استطلاعية، أو الاتصال بمجموعة معينة، أو الحضور في مجمع، أو تمثيل في مناسبة، أو جمع معلومات، أو القيام بتحضير أشغال خاصة..........الخ.
يحرر التقرير استجابة للدواعي التالية :
- بأمر من الرئيس المباشر الذي يكلف أحد أعوانه بالقيام بمهمة ما.
- بمبادرة شخصية بناء على ظروف غير عادية.
- لفائدة المصلحة التي ترغب في الاحتفاظ بوثيقة مكتوبة عن نشاط من أنشطة أعوانها.
- استجابة لإجراءات تنظيمية أو قانونية تحتم القيام بذلك.
والواقع أن سلوكا كهذا من شأنه أن يسهل على المصلحة تقييم أنشطة أعوانها، وموظفيها وإعداد التقرير العام في آخر السنة الذي يشكل التقرير السنوي عن نشاط المصلحة المعنية بالأمر.
· مظهره :
يحتوي عرض الحال من حيث المظهر على البيانات العامة العادية التي تظهر بها جميع الوثائق الإدارية مثل :
- الرأسالذي يوضح المصلحة التي صدر عنها التقرير.
- التاريخ
- الموضوعيتم النص فيه على"تقرير موجز" متبوع بتعيين المهمة أو النشاط الذي تم القيام به.
- نص التقرير الموجز: لا يخضع هنا النص لأي شكل معين ولا إلى عبارات المجاملة، بل يتوقف ذلك على ذكاء ومبادرة محرره وطريقة إعداده، غير أنه من الأفضل وضع تصميم منهجي يحتوي على مقدمة- عرض- خاتمة.
المقدمة: تعرض باختصار لظروف القضية والأسباب الكامنة وراء إعداد التقرير، ونوع المهمة التي أنيطت بالموظف.
العرض: يتناول بالتحليل المهمة أو النشاط كما تمت معاينته، وعلى المحرر أن يسلك في تقديمه تسلسلا زمنيا، ويتبع ما أمكن طريقة التحليل والتركيب، مستعينا إن اقتضى الأمر بجداولولوائح وإحصائيات، مشيرا عند الضرورة إلى عينة الأشخاص الذين قد يكون التقى بهم، أو استمع إليهم أثناء مهمته، أو العناصر والمعلومات الجديدة التي تم الحصول عليها.
الخاتمة: تلخيص للنقط المستعرضة مع تقييم عام للمهمة أو النشاط أو الوضعية، دون إعطاء حكم مسبق، أو عرض مقترحات أو تدابير معينة، أو اقتراح حلول لمواجهة الوضعية، بل يقتصر الأمر على عرض الوقائع دون تأويل أو تفسير شخصي.
وأخيرا يجب أن يختم عرض الحال بتوقيع المحرر وذكر صفته، أما المرسل إليه، من الأفضل أن يشار إليه على الشكل التالي :
المملكة المغربية الرباط في.................
وزارة المالية و الخوصصة
مديرية الشؤون الإدارية و العامة
قسم الموارد البشرية
مصلحة الموظفين
الموضوع : تقرير موجز يتعلق بمهمة تقييم بتسيير الرخص الإدارية
بناء على تعليمات السيد مدير الشؤون الإدارية والعامة موضوع المذكرة عدد............بتاريخ ..........للقيام بتقييم عملية تطبيق الإجراءات الجديدة المتعلقة بعملية الرخص الإدارية بشتى أنواعها.
التوقيع
الموجه إليه : السيد مدير الشؤون الإدارية والعامة........................................... ....... .
ب- تقريــرموجـزعن حـدث
يستعمل هذا النوع من التقارير الموجزة بكثرة في النشاط الإداري اليومي من طرف أعوان الإدارة، نظرا لكثرة الحوادث الطارئة التي تقع من حين لآخر.
· تعريفه
التقرير الموجز عن حادث، هو وثيقة وصفية، تسجل واقعة غير منتظرة الحدوث، تسببت في وقوع ضرر مادي أو معنوي، يقوم بإعداده مرؤوس ويوجهه إلى سلطة عليا قصد الإخبار، واتخاذ القرار المناسب لمواجهة الموقف.
من هذا التعريف نستخلص النتائج التالية :
- وثيقة وصفية تصور الواقعة كما هي من غير تأويل أو تفسير أو اقتراح حلول أو اتخاذ إجراء معين.
- يقوم بإعداده المحرر بمبادرة منه غالبا.
- يكتسي طابع الاستعجال والسرعة، حيث يرسل في نفس الوقت إلى الجهة المعنية.
- يوجه إلى سلطة أعلى من الجهة التي حررته
· مظهره
نفس شكل ومظهر التقارير الموجزة الأخرى من رأس وتاريخ وعنوان، وموضوع، وتوقيع، ومرسل إليه.
ومن جهة أخرى، يحتوي التقرير على ثلاث فقرات هي :
- المقدمة
- صلب الموضوع
- الخاتمة
على غرار نمط التقارير الموجزة الأخرى.
ويبتدئ عرض الموضوع بعبارة : يشرفني أن أخبركم بأنه بتاريخ كذا ................وقع ............حدث............. تم...............الخ.
· ميدان استعماله
الهدف من استعمال هذا النوع من التقارير، هو تحديد المسؤولية، والعلاقة الممكنة بين الحادث أو الواقعة والمصلحة المختصة، أو عدم وجودها، من هنا فالتزام الموضوعية وقول الحقيقة عند سرد المعلومات والأخبار التي تنقل بواسطة هذه التقارير هما المطلبان الأساسيان للارتكاز عليهما عند اتخاذ قرار، في موضوع التقرير.
ثانيـا : التقرير الموجز عن الاجتماعـات
لا ينبغي الخلط بين هذا النوع من التقارير، ومحاضر الاجتماعات، فلكل من الوثيقتين دورهما ووجهتهما، ذلك أن محضر الاجتماع هو وثيقة رسمية، وأحيانا تكون منظمة بنص، أما التقرير الموجز عن اجتماع، فهو وثيقة إخبارية وصفية، الغرض منها إطلاع السلطة العليا بالوقائع التي تم تسجيلها أثناء الاجتماع، والنتائج التي أسفر عنها وكذا المقررات المتخذة فهو صورة وصفية للجو الذي ساد المناقشات وإبلاغها إلى الجهة المختصة، من هذا المنطلق يقوم المحرر بجمع المعلومات، ووضع تصميم، ثم كتابة التقرير.
وكمثال عن التقرير الموجز عن اجتماع، تقرير المديريات عن اجتماعاتها الأسبوعية أو الدورية.
منقول
وتجدر الإشارة، إلى أن اتخاذ قرار صائب بخصوص قضية من القضايا، يتوقف بطبيعة الحال على دقة وصحة المعلومات والبيانات التي يتضمنها التقرير المهيأ، سيما إذا كانت المصادر التي اعتمد عليها، أو استقى منها معلوماته مؤكدة،ولا يرقى إليها الشك، وعلى المحرر أن يدعم المعلومات والبيانات الواردة في التقرير بإبداء رأيه وتقديم استنتاجاته والتي تعتبر شيئا حيويا بالنسبة لمن بيدهم سلطة اتخاذ القرار، ذلك أن الرئيس لا يمكن أن يدير أو يحكم أو يتخذ قراراً إذا كان يجهل ما يجري حوله.
ومن منظور إداري يتفق كل من التقريرين الموجز والمفصل معا في كونهما وثيقتين هامتين، تنقل معلومات للرئيس لكونه ربما يجهلها، وفي حاجة ماسة للإطلاع عليها، لكنهما يختلفان في طريقة تقديم الحدث، فالأول يهتم بالأحداث الحية الواقعية دون حكم مسبق أو تعليق في حين يحتوي الثاني على تفصيلات مدققة، مع إبداء رأي مدعم، بل أكثر من ذلك، يصل الأمر إلى إصدار أحكام حول الوقائع المثبتة، وهذا ما يستوجب توضيح طبيعة وأهداف كل من التقريرين.
أولا : تعريفـه
هو وثيقة إدارية وليست تأويلية، يستعمل لإخبار سلطة عليا بوقائع وأحداث، ومعلومات تصل إلى علم المحرر، ويعتقد أنه من المفيد إطلاع رئيسه عليها لأنه يجهلها، دون إعطاء تفسير أو استنتاج شخصي حول الأحداث والوقائع المتحدث عنها، لأن التقرير الموجز يجب أن يتصف بالاختصار والدقة والوضوح فهو وثيقة إخبار وصفية لا غير، كما يمكن أن يطلبه الرئيس نفسه إذا بلغ إلى علمه واقعة معينة ولم يكن يتوفر على المعلومات الكافية حولها.
ثانيـا : إعـداده
يتطلب إعداد التقرير الموجز من المحرر ما يلي :
- المسؤوليــة: حيث يتوقف الأمر على تقديره الشخصي، هل الواقعة أو الحدث يستحقان رفعهما إلى الرئيس أم لا؟
- الصراحـــة: لأن العمل الإداري يتم ضمن مستويات تسلسلية مختلفة في إطار من الثقة.
-التقدير الشخصي: إذا كان المبدأ هو إخبار المسؤول في إطار مناخ الثقة بكل ما يجري، فمن غير المعقول أن نبالغ في إمطاره بتقارير موجزة يترتب عنها بالطبع اتخاذ قرارات عشوائية غير صائبة، لأنها مبنية على قضايا تافهة أو ليست لها فائدة بالمرة، فكثير من القضايا يمكن للمرؤوس أن يسويها على مستواه دون اللجوء إلى الرؤساء.
ثالثـا : مميزاتـه
التقرير الموجز غالبا ما يوجه من سلطة دنيا إلى سلطة أعلى منها مباشرة تابعة لها، وفي بعض الأحيان يكتسي الحدث طابع الخطورة، وحينئذ يمكن إرسال التقرير الموجز إلى سلطة أعلى مباشرة غير السلطة الرئاسية، كالوزير نفسه، ثم توجه نسخة إلى الرئيس المباشر.
يوضح التقرير الموجز عنصرين أساسيين هما :
- المرسل :صفته وعنوانه.
- المرسل إليه : صفته وعنوانه.
يحمل التقرير الموجز نوعين من التواريخ، تاريخ إصداره بعد التوقيع، وتاريخ الواقعة أو الحدث موضوع التقرير الذي كان السبب في إعداده، وأحيانا يكون تاريخ الحدث وتاريخ إعداد التقرير واحدا يهيئ التقرير في الساعة واليوم الذي وقع فيه الحدث وأرسل في نفس اليوم، وتجدر الإشارة إلى أن كل تأخير في إرساله يحمل في طياته بوادر شك حول هذا التصرف، نظرا للطبيعة الاستعجالية للتقرير الموجز.
ومن المهم أن يتضمن التقرير الموجز بعض الأشياء التي تعطيه عنوانه، وتوضح محتواه، وتحدد شكله، على أن الأساس هو النص الذي يستجيب خصوصا للمميزات والصفات التالية :
- الوضوح :على المحرر أن يتوقع دائما أن المرسل إليه، يجهل تماما الموضوع، ولا علم له بالحدث أو الوقائع موضوع تقريره، لذا يجب أن يكون متسما بالوضوح التام والحذر الشديد، حتى يأخذ الرئيس فكرة مجملة عن محتوى التقرير الموجز، والجهة التي أرسلته.
- الموضوعية والحقيقة: ذلك أن التقرير الموجز أو عرض الحال، ما هو إلا بسط للأحداث كما هي، ليتأتى للمطلع عليها أخذ صورة كاملة وحقيقية عنها بطريقة لا غبار عليها رغم أنه لم يشاهدها.
- الإيجاز: ويتجلى في عرض الحدث، باختصار، دون ما حاجة إلى تطويل ممل، لأن مدلول التقرير الموجز هو ما قل ودل، وأدى الفائدة بأقل ما يمكن من العبارات، مادام الهدف هو نقل الخبر وليس التعبير الأدبي، زيادة على أن كلمة التقرير الموجز، تعني في العرف الإداري الإيجاز التام مع التزام الموضوعية في سرد الأحداث.
إن الخصائص الثلاث المذكورة والمميزة للتقرير الموجز، تعكس بجلاء مدى أهميته وفعاليته في آن واحد، باعتباره الوثيقة الأكثر استعمالا في تبليغ الأحداث والمعلومات إلى علم الرؤساء، ووسيلة للاتصال السريع، على أن أهم ما يطبعه بالدرجة الأولى هو المسؤولية.
رابعا : أنواعـه
من الصعب حصر أنواع التقارير الموجزة، لأن المواضيع التي تعالجها كثيرة ومتشعبة بقدر تشعب تدخلات الإدارة، وتنوع نشاطها، غير أنه يمكن اعتماد طريقة تقريبية لتصنيفها حسب شكلها، وهدفها، إلى نوعين رئيسيين :
1- التقارير الموجزة التسلسلية
2- التقارير الموجزة عن الاجتماعات.
ونجد داخل النوعين، تقسيمات أخرى أكثر تدقيقا وتشعبا.
1- التقارير الموجزة التسلسلية
من الممكن استعراض بعض أنواع التقارير الموجزة التسلسلية اعتمادا على ارتباطها العضوي بالنشاطالذي تمارسه الإدارة وذلك فيما يلي :
-تقارير موجزة عن :
· مهمة أو نشاط.
· واقعة.
· زيادة.
· أزمة.
· ..............الخ.
وسنكتفي بذكر نوعين منها هما :
- تقرير موجز عن مهمة
- تقرير موجز عن حادثة
أ- تقرير موجز عن مهمة :
· تعريفـه :
يقوم بإعداد هذا التقرير موظف، بناء على تكليفه بالقيام بمهمة معينة من طرف رئيسه، فهو عرض مركز وظرفي حول مهمة خاصة كلف بها، سواء كانت مهمة تفتيش، أو جولة استطلاعية، أو الاتصال بمجموعة معينة، أو الحضور في مجمع، أو تمثيل في مناسبة، أو جمع معلومات، أو القيام بتحضير أشغال خاصة..........الخ.
يحرر التقرير استجابة للدواعي التالية :
- بأمر من الرئيس المباشر الذي يكلف أحد أعوانه بالقيام بمهمة ما.
- بمبادرة شخصية بناء على ظروف غير عادية.
- لفائدة المصلحة التي ترغب في الاحتفاظ بوثيقة مكتوبة عن نشاط من أنشطة أعوانها.
- استجابة لإجراءات تنظيمية أو قانونية تحتم القيام بذلك.
والواقع أن سلوكا كهذا من شأنه أن يسهل على المصلحة تقييم أنشطة أعوانها، وموظفيها وإعداد التقرير العام في آخر السنة الذي يشكل التقرير السنوي عن نشاط المصلحة المعنية بالأمر.
· مظهره :
يحتوي عرض الحال من حيث المظهر على البيانات العامة العادية التي تظهر بها جميع الوثائق الإدارية مثل :
- الرأسالذي يوضح المصلحة التي صدر عنها التقرير.
- التاريخ
- الموضوعيتم النص فيه على"تقرير موجز" متبوع بتعيين المهمة أو النشاط الذي تم القيام به.
- نص التقرير الموجز: لا يخضع هنا النص لأي شكل معين ولا إلى عبارات المجاملة، بل يتوقف ذلك على ذكاء ومبادرة محرره وطريقة إعداده، غير أنه من الأفضل وضع تصميم منهجي يحتوي على مقدمة- عرض- خاتمة.
المقدمة: تعرض باختصار لظروف القضية والأسباب الكامنة وراء إعداد التقرير، ونوع المهمة التي أنيطت بالموظف.
العرض: يتناول بالتحليل المهمة أو النشاط كما تمت معاينته، وعلى المحرر أن يسلك في تقديمه تسلسلا زمنيا، ويتبع ما أمكن طريقة التحليل والتركيب، مستعينا إن اقتضى الأمر بجداولولوائح وإحصائيات، مشيرا عند الضرورة إلى عينة الأشخاص الذين قد يكون التقى بهم، أو استمع إليهم أثناء مهمته، أو العناصر والمعلومات الجديدة التي تم الحصول عليها.
الخاتمة: تلخيص للنقط المستعرضة مع تقييم عام للمهمة أو النشاط أو الوضعية، دون إعطاء حكم مسبق، أو عرض مقترحات أو تدابير معينة، أو اقتراح حلول لمواجهة الوضعية، بل يقتصر الأمر على عرض الوقائع دون تأويل أو تفسير شخصي.
وأخيرا يجب أن يختم عرض الحال بتوقيع المحرر وذكر صفته، أما المرسل إليه، من الأفضل أن يشار إليه على الشكل التالي :
المملكة المغربية الرباط في.................
وزارة المالية و الخوصصة
مديرية الشؤون الإدارية و العامة
قسم الموارد البشرية
مصلحة الموظفين
الموضوع : تقرير موجز يتعلق بمهمة تقييم بتسيير الرخص الإدارية
بناء على تعليمات السيد مدير الشؤون الإدارية والعامة موضوع المذكرة عدد............بتاريخ ..........للقيام بتقييم عملية تطبيق الإجراءات الجديدة المتعلقة بعملية الرخص الإدارية بشتى أنواعها.
التوقيع
الموجه إليه : السيد مدير الشؤون الإدارية والعامة........................................... ....... .
ب- تقريــرموجـزعن حـدث
يستعمل هذا النوع من التقارير الموجزة بكثرة في النشاط الإداري اليومي من طرف أعوان الإدارة، نظرا لكثرة الحوادث الطارئة التي تقع من حين لآخر.
· تعريفه
التقرير الموجز عن حادث، هو وثيقة وصفية، تسجل واقعة غير منتظرة الحدوث، تسببت في وقوع ضرر مادي أو معنوي، يقوم بإعداده مرؤوس ويوجهه إلى سلطة عليا قصد الإخبار، واتخاذ القرار المناسب لمواجهة الموقف.
من هذا التعريف نستخلص النتائج التالية :
- وثيقة وصفية تصور الواقعة كما هي من غير تأويل أو تفسير أو اقتراح حلول أو اتخاذ إجراء معين.
- يقوم بإعداده المحرر بمبادرة منه غالبا.
- يكتسي طابع الاستعجال والسرعة، حيث يرسل في نفس الوقت إلى الجهة المعنية.
- يوجه إلى سلطة أعلى من الجهة التي حررته
· مظهره
نفس شكل ومظهر التقارير الموجزة الأخرى من رأس وتاريخ وعنوان، وموضوع، وتوقيع، ومرسل إليه.
ومن جهة أخرى، يحتوي التقرير على ثلاث فقرات هي :
- المقدمة
- صلب الموضوع
- الخاتمة
على غرار نمط التقارير الموجزة الأخرى.
ويبتدئ عرض الموضوع بعبارة : يشرفني أن أخبركم بأنه بتاريخ كذا ................وقع ............حدث............. تم...............الخ.
· ميدان استعماله
الهدف من استعمال هذا النوع من التقارير، هو تحديد المسؤولية، والعلاقة الممكنة بين الحادث أو الواقعة والمصلحة المختصة، أو عدم وجودها، من هنا فالتزام الموضوعية وقول الحقيقة عند سرد المعلومات والأخبار التي تنقل بواسطة هذه التقارير هما المطلبان الأساسيان للارتكاز عليهما عند اتخاذ قرار، في موضوع التقرير.
ثانيـا : التقرير الموجز عن الاجتماعـات
لا ينبغي الخلط بين هذا النوع من التقارير، ومحاضر الاجتماعات، فلكل من الوثيقتين دورهما ووجهتهما، ذلك أن محضر الاجتماع هو وثيقة رسمية، وأحيانا تكون منظمة بنص، أما التقرير الموجز عن اجتماع، فهو وثيقة إخبارية وصفية، الغرض منها إطلاع السلطة العليا بالوقائع التي تم تسجيلها أثناء الاجتماع، والنتائج التي أسفر عنها وكذا المقررات المتخذة فهو صورة وصفية للجو الذي ساد المناقشات وإبلاغها إلى الجهة المختصة، من هذا المنطلق يقوم المحرر بجمع المعلومات، ووضع تصميم، ثم كتابة التقرير.
وكمثال عن التقرير الموجز عن اجتماع، تقرير المديريات عن اجتماعاتها الأسبوعية أو الدورية.
منقول
